Mengapa pemotretan koleksi tidak cukup satu kali?

 

Salah satu pekerjaan di museum adalah memotret koleksi. Suatu ketika seorang staff museum yang baru bertugas, membantu meregistrasi koleksi Benda koleksi. Memotret koleksi adalah salah satu tugas seorang register.  Benda koleksi  yang diregistrasi saat itu adalah sebuah garpu dari bahan perak yang berkilau.

Setelah mencatat identifikasi fisik garpu tersebut, ia kemudian memotretnya. Ada beberapa kali pemotretan yaitu saat garpu tersebut ditimbang, sisi depan dan sisi belakang serta tulisan yang tercetak pada garpu tersebut. Ukuran tulisan yang tercetak di garpu sangat kecil sehingga dibutuhkan beberapa kali setting kamera supaya dapat menangkap gambar dengan jelas.

Dari pengalaman tersebut, muncul pertanyaan dari staff tersebut. Pemotretan dilakukan beberapa kali, apakah tidak bisa sekali saja? "Terlalu banyak foto yang diambil dan membuang waktu" Kata staff tersebut memberi alasan. Alasan yang lain adalah baterai HP ngedrop karena saat pemotretan tidak sekali jadi, perlu beberapa kali untuk memastikan gambar cukup baik. Berikutnya, garpu atau benda yang diprotret berkilau menjadi tantangan pemotretan karena pantulan cahaya dari benda yang dipotret beresiko merusak mata.

Pemotretan koleksi menggunakan kamera smartphone untuk memudahkan proses registrasi yang mencakup pencatatan data dan pemotretan. Ketika pencatatan koleksi menggunakan aplikasi Google Form (G-Form) di smartphone selesai, secara otomatis data akan tercatat dalam worksheet, nomor registrasi langsung muncul dan foto tersimpan di google drive.

Menjawab pertanyaan “Apakah pemotretan koleksi tidak bisa dilakukan sekali saja?” tahap pertama menjawab pertanyaan itu adalah harus mengetahui apa itu registrasi, kemudian apa tugasnya? Sedangkan terkait alasan karena baterai HP ngedrop dan kilau dari benda koleksinya merusak mata dapat didiskusikan di lain tempat dan kesempatan.

Register dan tugasnya.

Registrasi menurut PP no 66 tahun 2015 tentang Museum pada Pasal 1 ayat (10) adalah proses pencatatan dan pendokumentasian Benda Cagar Budaya, Bangunan Cagar Budaya, dan/atau Struktur Cagar Budaya atau Bukan Cagar budaya yang telah ditetapkan menjadi Koleksi.

Register adalah petugas teknis yang melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian Koleksi. Registrasi koleksi adalah pendokumentasian koleksi ke dalam buku registrasi yang dilakukan oleh register, meliputi pemberian nomor registrasi, klasifikasi, pemberian label pembuatan foto koleksi dan pencatatan lalu lintas koleksi. Tugas tersebut ditegaskan dalam pasal 17 ayat 1(a) dan ayat 2.  

Sistem penomoran benda koleksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing museum. Setiap objek setidaknya harus memiliki identitas berupa nomor yang ditulis atau melekat pada koleksi dengan pertimbangan tanpa merusak koleksi.

Pemberian nomor secara permanen bagi koleksi sebagai syarat pengakuan bahwa koleksi telah menjadi milik museum atau secara transaksi telah menjadi milik museum. Benda koleksi harus didokumentasikan secara konsisten dengan menggunakan standar yang telah diakui. Standar tersebut telah dikembangkan oleh organisasi nasional dan internasional, termasuk ICOM dan UNESCO.

Registrasi dalam ICOM Code of Professional Ethics dijabarkan sebagai sebuah tanggung jawab museum yang penting untuk memastikan bahwa seluruh item (benda) diterima, baik sementara maupun secara permanen oleh museum dengan semestinya dan mendokumentasi penuh dalam memfasilitasi dan memahami sumber asal, identifikasi, kondisi dan penanganan objek di museum.

Gambaran yang akurat dan rinci tentang fisik koleksi yang akan sangat berguna dalam mengenali koleksi. Informasi atau penjelasan mengenai tampilan visual secara umum sebuah objek yang bertujuan untuk mengetahui ciri-ciri benda, mendukung keamanan, akuntabilitas dan akses terhadap koleksi museum dengan atau tanpa gambar secara rinci. Hal ini juga akan membantu kita untuk mengenali dan membedakan benda koleksi tersebut dari benda serupa lainnya.

 

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, alasan mengapa pemotretan benda koleksi dalam proses registrasi dilakukan beberapa kali yaitu Setiap objek harus memiliki identitas, maka perlu gambar visual sebagai pelengkap identitas. Setiap benda koleksi memiliki cirikhas yang membedakan, maka cirikhas itu harus dimunculkan untuk membedakan benda tersebut dari benda serupa lainnya.

Alasan lain adalah memastikan benda itu aman. Baik aman dari kerusakan maupun orang atau lingkungan di sekitarnya. Oleh karena itu,setiap benda koleksi harus dikenali supaya pengelola dapat mengambil kebijakan dan tindakan atas benda koleksi tersebut. *** 

 

 

Kisah di Balik 1000 Koleksi Pertama

 

Proses registrasi koleksi Museum Pendidikan Santa Maria merupakan sebuah langkah krusial dalam upaya pendokumentasian dan pengelolaan aset bersejarah serta edukatif yang dimiliki.

 Upaya digitalisasi ini secara resmi dimulai pada tanggal 18 Agustus 2022 dengan memanfaatkan platform Google Form sebagai alat bantu utama pencatatan. Meskipun demikian, perjalanan untuk mencapai target registrasi 1000 koleksi pertama memakan waktu yang cukup signifikan, baru tercapai pada bulan Mei 2025. Hal ini berarti dibutuhkan periode waktu yang mendekati tiga tahun untuk menyelesaikan pencatatan seribu item koleksi awal tersebut.

Lambatnya laju proses registrasi ini dipengaruhi oleh berbagai faktor dan tantangan operasional. Salah satu kendala utama adalah keterbatasan sumber daya manusia, di mana tugas vital sebagai pencatat atau registrar pada awalnya hanya diemban oleh satu orang staf. Beban kerja yang terkonsentrasi pada satu individu ini secara alami membatasi kecepatan input data.

Selain itu, museum juga tengah menjalani serangkaian kegiatan internal yang cukup menyita waktu dan sumber daya. Proses relokasi yang melibatkan pemindahan ruang kantor, fasilitas ruang penyimpanan koleksi (storage), hingga penataan ulang ruang pamer menjadi agenda penting yang berjalan paralel dengan proses registrasi. Kegiatan-kegiatan berskala besar ini tentu membutuhkan perhatian dan pengerahan tenaga yang tidak sedikit.

Lebih lanjut, partisipasi aktif museum dalam berbagai kegiatan eksternal juga turut berkontribusi pada alokasi waktu staf. Penyelenggaraan pameran temporer, pelaksanaan misa alumni yang melibatkan banyak pihak, serta kehadiran rutin dalam pertemuan Asosiasi Museum Daerah Jakarta yang diadakan setiap bulan menjadi agenda yang tidak terhindarkan. 

Ditambah lagi, keikutsertaan dalam berbagai workshop ataupun program pelatihan lain untuk pengembangan staf dan institusi juga menjadi faktor tambahan yang mempengaruhi fokus dan ketersediaan waktu untuk tugas registrasi.

Namun, titik terang mulai terlihat pada awal tahun 2025. Sebagai respons terhadap kebutuhan percepatan, Museum Pendidikan Santa Maria menambah satu orang tenaga registrar mulai bulan Februari 2025. Kehadiran personel tambahan ini terbukti memberikan dampak positif yang signifikan terhadap laju proses registrasi. 

Sebagai gambaran, jika pada awal Januari 2025 jumlah koleksi yang tercatat baru berkisar pada angka 700-an, maka dengan adanya dukungan dua orang registrar, target 1000 koleksi berhasil dicapai pada akhir Mei 2025. 

Ini menunjukkan adanya akselerasi yang cukup pesat, di mana sekitar 300 koleksi berhasil diregistrasi hanya dalam kurun waktu kurang lebih empat bulan, sebuah pencapaian yang menggembirakan setelah periode awal yang lebih lambat.***

catatan: editing tulisan ini dibantu gemini