Kisah di Balik 1000 Koleksi Pertama

 

Proses registrasi koleksi Museum Pendidikan Santa Maria merupakan sebuah langkah krusial dalam upaya pendokumentasian dan pengelolaan aset bersejarah serta edukatif yang dimiliki.

 Upaya digitalisasi ini secara resmi dimulai pada tanggal 18 Agustus 2022 dengan memanfaatkan platform Google Form sebagai alat bantu utama pencatatan. Meskipun demikian, perjalanan untuk mencapai target registrasi 1000 koleksi pertama memakan waktu yang cukup signifikan, baru tercapai pada bulan Mei 2025. Hal ini berarti dibutuhkan periode waktu yang mendekati tiga tahun untuk menyelesaikan pencatatan seribu item koleksi awal tersebut.

Lambatnya laju proses registrasi ini dipengaruhi oleh berbagai faktor dan tantangan operasional. Salah satu kendala utama adalah keterbatasan sumber daya manusia, di mana tugas vital sebagai pencatat atau registrar pada awalnya hanya diemban oleh satu orang staf. Beban kerja yang terkonsentrasi pada satu individu ini secara alami membatasi kecepatan input data.

Selain itu, museum juga tengah menjalani serangkaian kegiatan internal yang cukup menyita waktu dan sumber daya. Proses relokasi yang melibatkan pemindahan ruang kantor, fasilitas ruang penyimpanan koleksi (storage), hingga penataan ulang ruang pamer menjadi agenda penting yang berjalan paralel dengan proses registrasi. Kegiatan-kegiatan berskala besar ini tentu membutuhkan perhatian dan pengerahan tenaga yang tidak sedikit.

Lebih lanjut, partisipasi aktif museum dalam berbagai kegiatan eksternal juga turut berkontribusi pada alokasi waktu staf. Penyelenggaraan pameran temporer, pelaksanaan misa alumni yang melibatkan banyak pihak, serta kehadiran rutin dalam pertemuan Asosiasi Museum Daerah Jakarta yang diadakan setiap bulan menjadi agenda yang tidak terhindarkan. 

Ditambah lagi, keikutsertaan dalam berbagai workshop ataupun program pelatihan lain untuk pengembangan staf dan institusi juga menjadi faktor tambahan yang mempengaruhi fokus dan ketersediaan waktu untuk tugas registrasi.

Namun, titik terang mulai terlihat pada awal tahun 2025. Sebagai respons terhadap kebutuhan percepatan, Museum Pendidikan Santa Maria menambah satu orang tenaga registrar mulai bulan Februari 2025. Kehadiran personel tambahan ini terbukti memberikan dampak positif yang signifikan terhadap laju proses registrasi. 

Sebagai gambaran, jika pada awal Januari 2025 jumlah koleksi yang tercatat baru berkisar pada angka 700-an, maka dengan adanya dukungan dua orang registrar, target 1000 koleksi berhasil dicapai pada akhir Mei 2025. 

Ini menunjukkan adanya akselerasi yang cukup pesat, di mana sekitar 300 koleksi berhasil diregistrasi hanya dalam kurun waktu kurang lebih empat bulan, sebuah pencapaian yang menggembirakan setelah periode awal yang lebih lambat.***

catatan: editing tulisan ini dibantu gemini