Pentingnya Pendataan Koleksi Dan Tantangannya

Koleksi benda pamer museum dapat menunjukkan visi misi museum yang bersangkutan. Oleh karena itu benda pamer koleksi museum menjadi salah satu pembicaraan dari panitia revitalisasi gedung Santa Maria agar sesuai dengan storyline yang sedang disusun. Itu semua tentunya demi meningkatkan minat kunjungan masyarakat ke Museum Santa Maria. Selama pandemic Covid-19, pemerintah memberlakukan Pembatasan Sosial Berskala Besar atau PSBB. Pemberlakuan PSBB membuat Museum Santa Maria menutup museum dari kunjungan wisatawan. Penutupan kunjungan bagi wisatawan dimanfaatkan Museum Santa Maria terutama untuk menginventarisasi benda koleksi. Sebelumnya pernah dilakukan diinventarisasi oleh para volunteer, namun karena terdapat perbedaan hasil akhir, maka perlu dilakukan pendataan ulang. Jumlah koleksi museum ini penting untuk diketahui karena menyangkut cerita dan sejarah yang ditampilkan sebagai wajah museum Santa Maria. Nilai asset yang sesungguhnya, tidak dapat dinilai dengan angka/rupiah karena sejarah tidak dapat diulang persis. “Kekayaan” yang dimiliki bukan untuk dipamerkan tetapi sebagai salah satu bukti hasil nyata perjuangan para pendahulu dalam merawat karya dan kiprahnya sehingga mampu bertahan sampai saat ini. Manajemen aset juga menjadi salah satu alat ukur seberapa besar kemampuan Museum Santa Maria dalam mengelola ,merawat serta mempertahankan eksistensi museum.

Proses pendataan atau inventarisir ini perlu diupayakan dengan baik meski dalam proses pencatatan terjadi pengulangan.Tantangan keterbatasan sumber daya karena jumlah tenaga untuk mendata yang awalnya mengandalkan volunteer , tidak dapat dipastikan kontinuitas pelayannya khususnya dimasa pandemic saat ini. Perlu teknis pendataan yang jelas, tepat dan sahih. Sebab harus memikirkan teknis kemudahannya ketika data dalam computer perlu diakses sewaktu-waktu. Tantangan lainnya adalah ketelitian dalam meng-input data ke dalam sistem excel. Perlu banyak waktu dan tenaga. Dengan mempelajari contoh pendataan dari para ahli dan belajar dari orang-orang/instansi yang sudah berpengalaman akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, sederhana dan tidak membuang waktu. Hal itu membutuhkan sebuah aplikasi program sederhana untuk memudahkan proses pendataan. Setelah berkonsultasi dengan tim IT yayasan maka digunakanlah google form sebagai alat bantu. Penggunaan google form lebih mudah karena dapat diakses dari HP yang selalu dipegang dan inventaris tercatat dalam direktori server milik Yayasan. Artinya mau diakses kapanpun bisa yang penting tahu kuncinya.***